1. Objetivo
La presente Política de Privacidad informa cómo Armonic recopila, utiliza, almacena y
protege los datos personales entregados por pacientes/usuarios y/o sus representantes a
través del Formulario RSF (Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones), y cómo puede
ejercer sus derechos en materia de datos personales.

2. Alcance
Esta política aplica a los datos entregados a través de:
Formulario web RSF disponible en el sitio web de Armonic (p. ej. “Contáctenos” /
“Reclamos”).
Canales alternativos (WhatsApp institucional, correo institucional o ingreso
presencial) cuando el contenido sea formalizado en el sistema RSF para su
trazabilidad.

3. Qué datos recopilamos
Para gestionar adecuadamente un RSF, Armonic puede recopilar, según corresponda:
a) Datos de identificación y contacto
Nombre y apellido del paciente/usuario.
RUT (si aplica).
Teléfono y correo electrónico.
 Nombre y datos del reclamante/representante (si corresponde) y relación con el
paciente.
b) Datos del caso
Área involucrada (clínica / administrativa).
Descripción de los hechos, fecha aproximada y lugar de ocurrencia. Petición o solicitud concreta (qué espera el usuario).
c) Datos sensibles (salud) — solo si usted los incluye
 Antecedentes asociados a su atención, procedimiento, evolución o información
clínica relacionada con el RSF.
Importante: Evite incluir datos clínicos innecesarios. Armonic solicitará y tratará solo lo
estrictamente necesario para gestionar su RSF.
d) Evidencias adjuntas o registradas

 Capturas de pantalla, correos, comprobantes, comunicaciones u otros respaldos
relacionados con el RSF.

4. Finalidades del tratamiento (para qué usamos sus datos)
Armonic utiliza los datos personales recopilados para:
1. Recibir, registrar y gestionar su reclamo/sugerencia/felicitación, asignando un ID
de caso y creando un expediente de trazabilidad.
2. Contactarle para acuse de recibo, solicitud de antecedentes faltantes, seguimiento y
entrega de respuesta.
3. Investigar y analizar el caso (según criticidad), recabando antecedentes internos y
evidencias pertinentes.
4. Emitir una respuesta y, cuando aplique, ejecutar acciones correctivas,
coordinaciones o medidas de mejora.
5. Cumplir obligaciones asociadas a derechos del paciente y a requerimientos
regulatorios cuando corresponda.
6. Mejora continua: generar estadísticas e indicadores internos (por ejemplo,
oportunidad de respuesta, causas principales, reclamos por área) para prevención y
mejora del servicio.

5. Base y legitimación para tratar los datos
El tratamiento se realiza conforme a normativa chilena aplicable y, principalmente:
 Para gestionar su solicitud y responderle (ejecución y administración del proceso
RSF).
 Para cumplir deberes regulatorios y de derechos del paciente cuando corresponda.
 Con su consentimiento respecto del canal de notificación (por ejemplo,
WhatsApp), cuando usted lo autoriza en el formulario.

6. Canales de comunicación y consentimiento
 Armonic podrá responder por correo electrónico y/o WhatsApp institucional,
según el canal que usted indique y autorice.
 Si usted no autoriza WhatsApp, Armonic utilizará los canales alternativos
disponibles (principalmente correo).

7. Destinatarios y acceso a la información (roles autorizados)
Sus datos serán tratados de manera confidencial y solo serán accesibles por personal
autorizado, de acuerdo con roles del procedimiento RSF, tales como:
 Administración (gestión operativa).
 Calidad (control de trazabilidad y mejora continua).
 Gerencia (casos de mayor criticidad y definiciones excepcionales).

 Dirección Técnica / responsable clínico (cuando el RSF involucre materias
clínicas).
 Asesoría legal (cuando exista riesgo legal, mediación, denuncia o gestión externa).
Armonic no comercializa ni vende datos personales.

8. Proveedores y plataformas (encargados de tratamiento)
Para operar el proceso RSF, Armonic puede utilizar plataformas tecnológicas de soporte
(por ejemplo, correo institucional y planillas/almacenamiento para registro y trazabilidad).
Dichos proveedores actúan como encargados de tratamiento y Armonic procura que
existan controles razonables de seguridad y acceso.

9. Transferencias y comunicaciones a terceros
Armonic podrá comunicar información solo cuando sea estrictamente necesario y de
forma proporcional, por ejemplo:
 Cuando un caso requiera revisión por asesoría legal.
 Cuando exista un requerimiento de autoridad competente o una gestión externa
formal asociada a derechos del paciente (según corresponda).
En esos casos, se compartirá la información mínima necesaria y se mantendrá registro en
el expediente del caso.

10. Plazo de conservación (retención)
Armonic conservará:
 El Registro Maestro RSF y el expediente del caso por el período definido en su
política interna de retención y/o exigencias aplicables, considerando la naturaleza
del reclamo y eventuales gestiones posteriores.
 Una vez cumplida la finalidad y los plazos aplicables, los antecedentes podrán ser
archivados, anonimizados y/o eliminados conforme a controles internos.

11. Medidas de seguridad y confidencialidad
Armonic aplica medidas razonables para proteger la información, incluyendo:
 Control de acceso por roles.
Resguardo de expedientes y evidencias.
 Uso interno y restringido del Registro Maestro.
 Minimización de datos: solo se solicita y utiliza lo necesario para gestionar el RSF.

12. Derechos del titular de los datos y cómo ejercerlos

Usted puede solicitar, conforme a la normativa aplicable:
 Acceso a sus datos.
 Rectificación/actualización.
 Eliminación/cancelación cuando proceda.
 Oposición en los casos que corresponda.
Cómo ejercerlos:
Envíe su solicitud a [email protected], indicando:
Nombre completo y medio de contacto.
Identificación del RSF (ID del caso) si lo conoce.
Qué derecho desea ejercer y el detalle de su solicitud.
Armonic podrá solicitar verificación de identidad para proteger sus datos.

13. Actualizaciones de esta política
Armonic puede actualizar esta política por mejoras del proceso RSF o cambios normativos.
La versión vigente estará disponible en el sitio web.